Virtual Office dan Serviced Office, Pilih yang Mana?

Virtual Office dan Serviced Office, Pilih yang Mana?

Di zaman sekarang ini, bekerja tak lagi harus dilakukan di kantor. Berkat kemajuan teknologi, saat ini banyak perusahaan yang mengizinkan karyawannya untuk bekerja dari mana saja (work from anywhere atau WFA), seperti dari rumah, coffee shop, atau bahkan dari luar negeri.

Oleh karena itu, lahirlah opsi yang disebut virtual office dan serviced office sebagai solusi untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini. Akan tetapi, apa ya perbedaan virtual office dan serviced office? Anda bisa simak penjelasannya di bawah ini untuk membantu Anda memilih opi yang pas untuk pekerjaan atau bisnis Anda. Selamat membaca!

Mengenal Virtual Office dan Serviced Office

Sebelum membahas perbedaan virtual office dan serviced office, yuk pahami dulu keduanya!

Virtual Office

Definisi

Virtual office adalah layanan yang tersedia bagi para pemilik bisnis dan karyawan agar bisa bekerja dari jarak jauh (remote) lewat beragam fungsi bisnis yang dapat diakses melalui internet, atau secara virtual. Dengan cara yang satu ini, bisnis Anda bisa memiliki alamat kantor di lokasi tertentu tanpa harus benar-benar membayar biaya sewa gedung kantor fisik.

Lewat virtual office, Anda bisa menikmati beragam fitur atau layanan seperti:

• Alamat dan nomor telepon kantor.
• Resepsionis.
• Ruang meeting.
• Layanan penjawab telepon dan voicemail.
• Layanan administrasi surat masuk.

Cocok untuk Siapa?

Solusi ini sangat pas bagi bisnis kecil atau yang baru dirintis karena biayanya relatif lebih terjangkau. Di samping itu, virtual office juga cocok untuk bisnis yang karyawannya lebih nyaman bekerja tanpa harus diawasi secara langsung secara fisik karena bisa memanfaatkan kecanggihan teknologi masa kini.

Virtual office juga membuka kesempatan besar bagi bisnis Anda untuk berkembang dengan merekrut SDM kompeten tanpa memandang lokasi atau domisili mereka. Karena seluruh fitur bisnis tersedia dan dapat diakses secara virtual, artinya Anda juga jadi lebih leluasa merekrut karyawan dari luar kota atau luar pulau sekalipun. Bahkan, Anda juga bisa menarik SDM dari luar negeri tanpa harus direpotkan urusan imigrasi.

Kelebihan

Beberapa kelebihan yang ditawarkan virtual office adalah sebagai berikut:

• Bisa “berkantor” di kawasan bisnis bergengsi dan ternama.
• Menjaga image profesional bisnis Anda karena virtual office juga menawarkan fasilitas alamat kantor dan staf yang profesional.
• Bisa mengakses dan menggunakan kantor atau ruang pertemuan jika sewaktu-waktu dibutuhkan, termasuk ruang fisik sekalipun.
• Biaya yang Anda keluarkan adalah biaya untuk fasilitas yang Anda gunakan. Jadi, tidak ada hidden cost atau biaya tersembunyi lainnya.
• Kontrak sewa-guna virtual office bisa Anda modifikasi sesuai kebutuhan. Misalnya opsi untuk menambah atau mengurangi fasilitas yang disediakan, atau mengganti paket layanan.
• Tetap mampu mengakomodasi tim berukuran besar sekalipun karena layanan virtual office bisa diakses tim dari lokasi mereka masing-masing secara virtual.

Serviced Office

Definisi

Sementara itu, serviced office adalah layanan ruang kantor yang sudah dilengkapi furnitur lengkap dan dapat Anda sewa sesuai penggunaan. Serviced office biasanya berlokasi di sebuah gedung dan dikelola oleh manajemen atau operatornya sendiri.

Dibandingkan sewa gedung kantor dengan cara konvensional, serviced office juga cenderung lebih ekonomis karena Anda tidak akan dibebani oleh biaya-biaya seperti perawatan gedung, tagihan listrik, pembelian dan pemasangan furnitur, dan sebagainya.

Karena seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, serviced office sudah dilengkapi dengan seluruh kebutuhan kantor yang bisa langsung Anda gunakan. Dan semua fasilitas dan fitur yang disediakan sudah termasuk di dalam biaya sewa yang telah ditetapkan. Ditambah lagi, Anda juga bisa temukan serviced office yang bisa disewa bulanan, atau bahkan opsi untuk memodifikasi opsi fitur maupun ukuran serviced space sesuai kebutuhan.

Cocok untuk Siapa?

Mirip seperti virtual office, serviced office bisa jadi pilihan yang pas untuk bisnis kecil, startup, maupun bisnis yang baru saja dirintis. Di samping itu, Anda yang berprofesi sebagai seorang entrepreneur juga bisa mempertimbangkan opsi yang satu ini karena Anda bisa memiliki kantor sendiri tanpa harus terikat kontrak jangka panjang ataupun menanggung biaya-biaya kantor yang mahal.

Anda yang memiliki tim dan menggarap sebuah proyek juga bisa merasakan manfaat optimal dari sebuah serviced office. Salah satunya adalah ketersediaan seluruh kebutuhan kantor yang memadai selama proyek berlangsung. Dengan begitu, Anda dan tim bisa benar-benar fokus menggarap proyek dari sejak fase brainstorming hingga penyelesaiannya.

Kelebihan

Berikut ini adalah beberapa kelebihan atau keunggulan utama dari serviced office:

• Bisa menikmati ruang kerja pribadi untuk Anda, tim, dan bisnis.
• Mendapatkan akses ke berbagai fitur dan fasilitas kantor yang memadai, termasuk furnitur kantor, perlengkapan kantor, koneksi internet dan WiFi yang cepat, dan dapur pantry. Hanya saja, biasanya operator serviced office menawarkan beberapa pilihan paket dengan harga dan pilihan fasilitas yang berbeda-beda. Jadi, sebaiknya Anda cek dan pastikan dulu paket dan harga yang sesuai dengan kebutuhan, ya!
• Bisa memiliki kantor tanpa terikat kontrak jangka panjang dan tidak perlu menanggung biaya-biaya terkait gedung kantor yang mahal.
• Kontrak sewa serviced office bisa Anda buat untuk jangka pendek, dan bisa Anda perpanjang sesuai kebutuhan.

Perbedaan Virtual Office dan Serviced Office

Dari penjelasan di atas, bisa Anda rangkum bahwa perbedaan virtual office dan serviced office adalah sebagai berikut

1. Dari segi ruang fisik.
   Di serviced office, karyawan Anda bisa mendapatkan ruang kerja yang didatangi setiap hari sebagaimana kantor pada umumnya. Sedangkan di virtual office, karyawan dapat bekerja secara remote sementara bisnis Anda tetap bisa memiliki alamat kantor beserta layanan tambahan lainnya.
2. Dari segi lokasi karyawan.
   Untuk virtual office, karyawan dapat bekerja dari mana saja karena mereka punya ruang kerja virtual.
3. Dari segi pertemuan tatap muka.
   Besar kemungkinan bahwa karyawan Anda tidak pernah bertemu secara langsung jika Anda memilih virtual office. Sedangkan untuk serviced office, karyawan tetap bisa bertemu dan berinteraksi setiap hari saat bekerja.
4. Dari segi keahlian teknologi.
   Virtual office paling cocok untuk bisnis dengan SDM yang melek dan cakap teknologi. Soalnya, fitur-fiturnya tersedia secara virtual dan kecakapan teknologi sangat dibutuhkan demi menjamin kelancaran aktivitas.
5. Dari segi biaya.
   Meskipun virtual office dan serviced office sama-sama menawarkan opsi yang lebih ekonomis dibandingkan kantor konvensional, serviced office masih cenderung lebih mahal dibandingkan dengan virtual office. Sebab, serviced office menawarkan fasilitas fisik yang lebih besar.

Itual rangkuman penjelasan mengenai perbedaan virtual office dan serviced office. Semoga bisa membantu Anda memahami keduanya serta memilih dengan lebih cermat!