Pengertian dan Cara Kerja Virtual Office untuk Usaha

Pengertian dan Cara Kerja Virtual Office untuk Usaha

Untuk mengikuti perkembangan teknologi digital, tren dan cara kerja virtual office dianggap cocok untuk memenuhi kebutuhan pekerjaan online. Fasilitas ini mampu menunjang pengelolaan usaha maupun pekerjaan profesional tanpa kantor fisik.

Dengan metode baru ini, mengembangkan bisnis serta mengelola pekerjaan profesional bisa dilakukan dari mana saja. Bahkan di kota-kota besar, virtual office bisa dibilang telah menjadi sesuatu yang lumrah bagi startup.

Karena kemudahan yang ditawarkan, metode ini memang dianggap lebih sesuai dan efisien bagi startup atau perusahaan rintisan. Hal ini karena cara kerja dari virtual office dianggap lebih nyaman, fleksibel, serta terjangkau.

Pengertian Jasa Virtual Office atau Kantor Virtual

Sebelum membahas mengenai cara kerja virtual office, Anda harus tahu tentang pengertian kerja virtual office terlebih dahulu. Pada dasarnya, pengertian virtual office yaitu merupakan sebuah kantor atau tempat bekerja yang bersifat virtual atau tidak berbentuk fisik. Artinya, penyewa hanya menggunakan alamatnya saja sambil bekerja dari lokasi lain.

Dengan kata lain, kantor tersebut akan tercatat sebagai alamat perusahaan, namun mereka tidak memiliki bangunan fisik kantor tersebut. Itulah sebabnya bentuk working place satu ini disebut virtual atau tidak nyata.

Sehingga, para pekerja dapat saling berkomunikasi melalui lingkungan kerja digital tanpa harus memiliki ruang kerja secara fisik. Adapun alamat sewaan tersebut bisa digunakan untuk kepentingan bisnis yang memerlukan alamat legal.

Melalui jasa ini, perusahaan penyewa dapat memangkas biaya operasional tanpa harus memiliki bangunan fisik sendiri. Selain itu, penyewa tetap dapat memiliki ruang kerja dilengkapi alamat domisili yang sah beserta fasilitasnya.

Umumnya, perusahaan yang menyewa jasa virtual office dapat menyewa dalam durasi waktu tertentu, mulai dari per jam hingga tahunan. Penyewa kemudian diperkenankan bekerja dan menggunakan fasilitas kantor yang telah disediakan.

Oleh karena itu, jenis perusahaan yang cocok untuk menerapkan cara kerja ini di antaranya yaitu UKM, jasa konsultan, hingga startup. Namun jenis usaha apapun yang bersistem remote working cocok menggunakannya.

Cara Kerja Virtual Office untuk Pelaku Usaha dan Profesional

Meski penyewa tidak memiliki lokasi fisik milik sendiri, namun cara kerja dari virtual office kurang lebih sama saja dengan kantor konvensional. Pekerja tetap dapat menggunakan alamat surat-menyurat serta fasilitas ruang kerja.

Pada umumnya, jasa ini menawarkan beberapa fasilitas dan pelayanan berbasis lokasi sesuai kebutuhan perusahaan penyewa. Berikut ini adalah beberapa fasilitas dari jasa virtual office yang bisa menunjang cara kerja virtual:

1. Alamat legal serta layanan penerimaan surat dan paket
   Alamat legal ini bisa digunakan untuk keperluan surat menyurat atau paket. Dibanding menggunakan alamat WFH (contohnya rumah pribadi), alamat ini tentu lebih formal dan profesional untuk keperluan pekerjaan atau bisnis.
   Tidak hanya itu, penyewa juga bisa memilih sendiri lokasi bisnis yang strategis sesuai keinginan. Bahkan, perusahaan dapat memperoleh surat keterangan domisili dari gedung kantor untuk dicantumkan pada keperluan dokumen legal.
2. Nomor telepon khusus perusahaan serta layanan resepsionis
   Ciri khas dari cara kerja virtual office adalah adanya resepsionis dan nomor telepon perusahaan. Selain membantu keperluan di ruang kerja, resepsionis ini juga dapat menerima dan meneruskan telepon kepada penyewa.
   Umumnya, nomor telepon ini adalah nomor telepon umum yang disediakan oleh penyedia jasa. Namun penyewa bisa menggunakan dan mencantumkan nomor tersebut sebagai kontak resmi perusahaan.
3. Meeting Room atau Working Space
   Untuk menunjang keperluan kerja offline yang membutuhkan ruangan khusus, jasa ini juga menawarkan penyewaan ruang kerja atau ruang meeting. Biasanya, ruangan tersebut sudah dilengkapi dengan fasilitas lounge, wi-fi, hingga pantry.
   Terkadang ada pula yang menyediakan beberapa paket pilihan ruangan, baik itu ruang privat berupa kubikel hingga ruang kerja eksklusif. Selain itu, umumnya juga ada fasilitas pendukung seperti proyektor hingga whiteboard.

Tiga layanan di atas adalah contoh fasilitas utama pendukung cara kerja virtual office. Setiap platform penyewaan properti tentu menawarkan fasilitas dan layanan yang berbeda-beda sesuai kebutuhan serta keinginan perusahaan penyewa.

Ruangpedia adalah platform listing properti khusus pengusaha atau pekerja profesional yang membutuhkan penyewaan lokasi kerja, termasuk virtual office. Fasilitas yang ditawarkan juga lengkap dan bervariasi sesuai layanan yang dibutuhkan pekerja.

Contoh layanan di RuangPedia antara lain penerimaan surat, nomor telepon, resepsionis profesional, meeting room, dan working area. Bahkan ada pula layanan legal seperti surat domisili (SKDU), PKP, hingga keperluan KPP.

Harga yang ditawarkan juga terjangkau dan sesuai dengan penawaran fasilitas, cocok untuk perusahaan rintisan atau startup. Jika tertarik dengan cara kerja virtual office, cukup hubungi RuangPedia dan dapatkan berbagai keuntungannya.